Job Title: Studio manager
Location: Rotterdam, Netherlands
Employment Type: Full-Time or Part-Time (Flexible)
Language Requirement: Fluent Dutch & Fluent English
Workplace Requirement: In-studio presence required at least 3 days per week (based on studio activity)

Reports to: Operations Manager in the London Office

About the Role

We’re looking for a proactive and highly organised Studio / Office Manager to join our team in Rotterdam. This role is key to the smooth day-to-day running of our studio space and supporting both local leadership and our global back office.

Whether it's ensuring the studio is welcoming and well-stocked, managing diaries, or helping coordinate team events and socials, You’ll be the go-to person who keeps everything running efficiently and ensures our studio is a place where people feel supported, seen, and able to do their best creative work. If you thrive on helping others succeed and enjoy bringing positive energy to a team, this role is for you.

This is an exciting opportunity for someone who enjoys variety, thrives in a dynamic creative environment, and takes pride in creating a supportive and functional workspace.

We will review applications on a rolling basis. Deadline 31st October 2025

Key Responsibilities

Office & Studio Management

• Ensure the studio is clean, organised, and welcoming for staff and visitors.
  
  
• Greet and host guests and clients when they arrive on-site.
  
  
• Manage office supplies, weekly food and beverage orders for tasty and vegetarian team lunches, and general procurement.
  
  
• Oversee studio maintenance, liaising with the building manager as needed.
  
  
• Support with Health & Safety policies, ensuring compliance and reporting any issues.
  
  
• Coordinate internal meeting logistics and room bookings.
• Help create a studio space that inspires — from the right supplies to thoughtful touches that make the environment enjoyable.

Team Support & Coordination

• Provide diary management and admin support for local directors.
  
  
• Assist with planning and execution of team socials, events, and seasonal celebrations.
  
  
• Act as a key point of contact between the Rotterdam studio and global back office teams (HR, IT, Finance, etc.).
  
  
• Support onboarding of new starters in the studio.
• Foster a welcoming atmosphere where team members feel cared for and valued.
• Be a first point of contact for everyday questions, creating a supportive environment.
• Organize small gestures of appreciation (birthday cards, team lunches, wellbeing initiatives).

Administrative & System Management

• Manage internal systems such as the Arboned portal
• Keep internal documentation and studio information up to date.
  
  
• Support general admin tasks and ad-hoc projects as required.
  
  

Requirements

• Fluent in Dutch (written and spoken) and fluent in English.(written and spoken)
  
  
• Based in or near Rotterdam – with the ability to work on-site at least 3 days per week.
  
  
• Previous experience in office coordination, studio management, or team support roles.
  
  
• Highly organised with great attention to detail.
  
  
• Friendly, approachable, and confident dealing with people at all levels.
  
  
• Comfortable with digital tools and systems – able to pick up new platforms quickly.
  
  
• A problem-solver with a can-do attitude and the ability to manage multiple priorities.
• Strong interpersonal skills, with empathy and the ability to listen and respond to people’s needs.
  
  
• Enjoy working in a creative environment and comfortable collaborating with designers.
  
  
• Proactive in noticing what people or the space might need — before they even have to ask.
• You're a self-starter. You take initiative and see what needs to happen. You have enthusiasm and a service-oriented mindset.
  
  

What We Offer

• Flexible working hours (full-time or part-time considered)
  
  
• A vibrant, creative studio environment
  
  
• The opportunity to be part of a collaborative and international team
  
  
• Support for professional growth and development
  
  
• Competitive salary based on experience

We are an equal opportunity employer and welcome applications from all qualified candidates regardless of gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, religion, ethnicity, or disability. If you require any adjustments during the recruitment process, please let us know so we can support you.

Functietitel: Studio Manager
Locatie: Rotterdam, Nederland
Dienstverband: Voltijd of deeltijd (flexibel)
Taalvereiste: Vloeiend Nederlands en Engels
Werkplek: Minimaal 3 dagen per week aanwezig in de studio (afhankelijk van studio-activiteiten)

Reports to Operations Manager in the London Office

Over de rol

Wij zoeken een proactieve en goed georganiseerde Studio / Office Manager die ons team in Rotterdam komt versterken. Jij zorgt ervoor dat onze studio soepel draait, dat alles op orde is en dat iedereen zich welkom voelt. Daarmee ondersteun je zowel het lokale leiderschap als onze internationale backoffice.

Of het nu gaat om een goed gevulde voorraadkast, het regelen van een fijne vegetarische teamlunch, het ontvangen van gasten of het organiseren van teamactiviteiten, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bent het aanspreekpunt waar mensen op kunnen rekenen en je creëert een omgeving waarin collega’s zich gesteund voelen om zo hun beste creatieve werk te doen.

Je komt te werken in een maatschappelijk betrokken studio waar ontwerpers werken aan complexe opgaven bijv.; het personeelstekort in gevangenissen, betere ondersteuning voor mantelzorgers en een soepele dienstverlening bij visumaanvragen.

Krijg jij energie van mensen helpen slagen, breng je graag een positieve sfeer mee en hou je van een dynamische creatieve omgeving? Dan is dit dé rol voor jou.

Solliciteer voor 31 oktober 2025. Sollicitaties worden doorlopend beoordeeld.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Office & Studio Management

• Zorgt dat de studio altijd schoon, georganiseerd en gastvrij is voor collega’s en bezoekers.
• Ontvangt gasten en klanten met warmte en aandacht.
• Beheert kantoorartikelen, doet wekelijkse bestellingen voor lunches en zorgt dat de studio altijd goed bevoorraad is.
• Houdt toezicht op het onderhoud van de studio en schakelt met de gebouwbeheerder waar nodig.
• Ondersteunt bij arbo- en veiligheidsbeleid, signaleert verbeterpunten en meldt problemen.
• Plant en coördineert interne vergaderingen en ruimteboekingen.
  Draagt bij aan een inspirerende studio – van de juiste materialen tot verrassende details die de sfeer verbeteren.
  
  

Teamondersteuning & Coördinatie

• Ondersteunt lokale directeuren met agendabeheer en administratie.
• Helpt bij de organisatie van teamuitjes, evenementen en seizoensvieringen.
  
  
• Fungeert als verbindende schakel tussen de Rotterdamse studio en internationale teams (HR, IT, Finance).
• Zorgt dat nieuwe collega’s zich welkom voelen en goed worden ingewerkt.
• Creëert een warme, zorgzame werksfeer waarin iedereen zich gezien voelt.
• Bent het eerste aanspreekpunt voor dagelijkse vragen.
• Regelt kleine attenties die het verschil maken (van verjaardagskaarten tot wellbeing-initiatieven).
  
  

Administratie & Systeembeheer

• Beheert interne systemen zoals het ArboNed-portaal.
• Houdt interne documentatie en studiodata actueel.
• Pakt algemene administratieve taken en ad-hoc projecten op.
  
  

Wat we zoeken

• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands én Engels.
• Je woont in (de buurt van) Rotterdam en kunt minstens 3 dagen per week in de studio werken.
• Je hebt een beetje tot heel veel ervaring in office management, coördinatie of teamondersteuning.
• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en houdt overzicht.
• Je bent vriendelijk, toegankelijk en voelt je comfortabel in contact met iedereen – van collega’s tot klanten.
• Je kunt goed overweg met digitale tools en leert snel nieuwe systemen.
• Je bent oplossingsgericht, denkt in mogelijkheden en houdt meerdere ballen tegelijk in de lucht.
• Je hebt sterke sociale vaardigheden, toont empathie en speelt in op wat anderen nodig hebben.
• Je voelt je thuis in een creatieve omgeving en werkt graag samen met ontwerpers.
• Je ziet wat er moet gebeuren nog vóór iemand het vraagt en neemt initiatief.
• Je hebt een servicegerichte instelling en brengt enthousiasme en energie mee.
  
  

Wat wij bieden

• Flexibele werktijden (fulltime of parttime bespreekbaar).
• Een bruisende, creatieve studio-omgeving.
• Samenwerken met een internationaal en betrokken team.
• Ondersteuning bij jouw professionele ontwikkeling.
• Een marktconform salaris, passend bij je ervaring.

Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt en verwelkomen sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten, ongeacht geslacht, genderidentiteit of -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, religie, etniciteit of beperking. Mocht je aanpassingen nodig hebben tijdens het sollicitatieproces, laat het ons weten zodat we je kunnen ondersteunen.